O menu "Novo Pedido em Cotação" é a funcionalidade onde as lojas podem efetuar pedidos de cotação de forma eficiente e abrangente. Neste menu, é possível realizar cotações com diversos fornecedores disponíveis, garantindo a busca pelas melhores ofertas e preços através de uma integração via API. Esta integração assegura que os preços estejam sempre atualizados e competitivos.

As lojas podem importar seus arquivos de faltas, e o sistema realizará cotações baseadas nos produtos e quantidades especificadas. Além disso, o sistema permite a realização de cotações com fornecedores que não possuem integração eletrônica. Nestes casos, a cotação pode ser feita via e-mail, e o retorno do fornecedor pode ser recebido através do portal.

O menu também oferece a opção de realizar cotações utilizando as tabelas internas da rede, proporcionando uma visão ampla das negociações. Isso inclui tanto as negociações diretas da loja com os fornecedores quanto aquelas feitas pela rede, visando sempre garantir os melhores preços para os licenciados.

Para acessar o menu de Novo Pedido em Cotação, siga os seguintes passos:

1. Vá para: Compras e Negociações > Pedidos > Novo Pedido em Cotação

1. Razão Social: Exibe a razão social das lojas cadastradas no sistema.
2. CNPJ: Exibe o CNPJ das lojas cadastradas no sistema.
3. Botão "Pedidos": Usado para realizar o pedido em cotação da loja selecionada.

O sistema direcionará para a tela de criação de pedidos em cotação.

Observação: Se a loja não estiver configurada na "Rota Padrão de Pedido", o sistema exibirá a mensagem: "Sua loja não possui as configurações adequadas para o envio de cotação, por favor, entrar em contato com o administrador."

4. Empresa: Nome da loja.
5. Grupo de Lojas: Grupo de lojas ao qual a loja pertence.
6. CNPJ: CNPJ da loja.
7. Razão Social: Razão social da loja.
8. Endereço: Endereço da loja.
9. Cidade: Cidade onde a loja está localizada.
10. Bairro: Bairro onde a loja está localizada.
11. Botão "Importar Arquivo": Para importar arquivos de falta da loja no formato COTAC (o arquivo da cotefacil, também conhecido como “Arquivo de Falta”).
12. Botão "Criar": Para criar uma cotação adicionando produtos manualmente ou por arquivo em formato CSV.

• O Botão “Envio em Massa” permite enviar todos os pedidos que estão em digitação de uma só vez. Para utilizá-lo: a. Marque a checkbox ao lado dos pedidos que deseja enviar em massa. b. Clique no botão “Envio em Massa” para concluir o envio de todos os pedidos selecionados.

Essa funcionalidade facilita a gestão, agilizando o processo de envio de múltiplos pedidos simultaneamente.

13. Dados Gerais a. CNPJ da loja
    b. Razão social da loja
14. Ações do Pedido a. Barra de Pesquisa "Nova busca": Para pesquisar o nome do produto ou código de barras (EAN). b. Botão "Incluir Produtos" (antiga tela): Direciona o usuário para uma tela de pesquisa de produtos pelos seguintes campos:
    • b.1. Nome
    • b.2. EAN
    • b.3. Fabricante
    • b.4. Quantidade
    • b.5. Botão "Incluir e Pesquisar Novamente": Inclui o produto na cotação e permite nova pesquisa.
    • b.6. Botão "Confirmar": Inclui o produto na cotação e retorna à tela de criação de pedido.
    • b.7. Botão "Voltar": Retorna à tela de criação de pedido sem incluir o produto. c. Botão "Replicar pedido": Replica os produtos selecionados no pedido para outras lojas.
    • Usuário do tipo "Loja" replica apenas para sua própria loja.
    • Usuário do tipo "Grupo de Loja" replica para lojas do mesmo grupo.
    • Usuário do tipo "Linked" replica para qualquer loja da rede. Para replicar, clique no botão, selecione as lojas pelo check box ao lado direito e clique em "Confirmar". d. Botão "Cotar genéricos": Para cotar produtos genéricos através das moléculas e apresentações. Direciona para uma tela com os seguintes campos:
    • d.1. Nome
    • d.2. EAN
    • d.3. Fabricante
    • d.4. Molécula
    • d.5. Apresentação Após pesquisar e selecionar a quantidade desejada, clique em "Realizar Cotação". O sistema retorna produtos com e sem cotação, exibindo:
    • d.6. Molécula
    • d.7. EAN
    • d.8. Nome
    • d.9. Fabricante
    • d.10. Fornecedor
    • d.11. PMC Base
    • d.12. Quantidade Pedida
    • d.13. Preço
    • d.14. Desconto
    • d.15. Valor ST
    • d.16. Preço Líquido
    • d.17. Botão "Incluir e Pesquisar Novamente": Inclui o produto na cotação e permite nova pesquisa.
    • d.18. Botão "Confirmar": Inclui o produto na cotação e retorna à tela de criação de pedido. e. Botão "Importar produtos": Importa produtos no formato CSV com os seguintes campos:
    • e.1. EAN
    • e.2. QUANTIDADE Delimitador de campos: ";" Exemplo: 7897076912183;5

• Botão "Limpar cache": Resolve problemas de busca por cache salvo indevidamente. No campo de "Totais" são apresentadas informações sobre o Total Bruto do pedido e o Total Líquido, que representam a soma de todos os produtos selecionados na cotação.

É possível desativar fabricantes para que os produtos desses fabricantes não apareçam na cotação. Para isso, clique no botão "Clique aqui para alterar a seleção". Ao clicar, utilize o botão de alternância para ativar ou desativar os fabricantes que deseja que apareçam na cotação. Esses fabricantes são retornados automaticamente de acordo com a disponibilidade nas lojas da rede.

Ao importar produtos ou adicioná-los manualmente, eles serão exibidos no campo de "Itens do Pedido" conforme o retorno da cotação. Na aba "Produtos com condição", são exibidos os produtos que tiveram retorno na cotação e possuem condições disponíveis. Na aba "Produtos sem condições", são exibidos produtos que não obtiveram retorno na cotação e, portanto, não possuem condições disponíveis.

Quando um produto é selecionado e possui condições, as seguintes informações são exibidas: 19. EAN: Código EAN do produto selecionado. Clicando no EAN, é possível buscar produtos semelhantes.

20. Nome: Nome do produto selecionado.
21. Fabricante: Fabricante do produto.
22. Quantidade: Quantidade do produto selecionado.
23. Preço: Preço bruto do produto.
24. PMC: PMC do produto.
25. Desconto: Desconto do produto em reais.
26. Valor ST: Valor do ST do produto em reais.
27. Preço Líquido: Preço líquido do produto, calculado como Preço - Desconto + ST.
28. Fornecedor: Fornecedor que possui condição para o produto selecionado.
29. Condição: Código da condição referente ao fornecedor selecionado.
30. Prazo: Prazo para pagamento de acordo com a condição selecionada do fornecedor.
31. Mínimo: Total líquido do pedido necessário para ser aceito pelo fornecedor conforme a condição selecionada.
32. Total: Total líquido já selecionado para o fornecedor conforme a condição.
33. Faltam: Valor faltante para que o pedido seja aceito pelo fornecedor conforme a condição selecionada.

Clicando no nome do fornecedor, é possível alterar o envio do produto para outro fornecedor disponível ou para o mesmo fornecedor com uma condição diferente. Os fornecedores são exibidos com base no preço líquido do produto em ordem crescente, exibindo os menores preços primeiro. Os campos exibidos nesta seleção incluem: a. Distribuidora: Nome do fornecedor disponível. b. Condição: Condição comercial disponível para esse fornecedor. c. Val. Min: Valor mínimo do pedido disponível para esse fornecedor conforme a condição. d. Qnt. Min: Quantidade mínima do produto que deve ser selecionada para a compra. e. Prazo: Prazo de pagamento disponível. f. Cód: Código de identificação do produto. g. Preço: Preço bruto do produto. h. Desc: Desconto do produto em porcentagem. i. Repasse: Repasse do produto em porcentagem. j. ST: ST do produto em reais. Um ST com tarja amarela indica um cálculo estimado, baseado em compras anteriores do produto. k. Preço Liq: Preço líquido do produto, calculado como Preço - Desc - Repasse + ST. l. Est: Estoque disponível para o produto:

• l.1. Verde: Alto estoque
• l.2. Amarelo: Baixo estoque
• l.3. Vermelho: Sem estoque
• l.4. Cinza: Sem informação de estoque m. Preço Und: Preço líquido unitário do produto. n. Diferença: Diferença de preço do produto em reais do fornecedor na primeira posição em comparação ao segundo na posição.

Para deletar produtos selecionados, o processo pode ser feito de duas formas:

• Clicar no ícone de "lixeira" no canto direito do produto.
• Selecionar os produtos no check box ao lado direito do produto e clicar no botão "Deletar marcados".

O sistema sempre seleciona o fornecedor com o melhor preço nas condições ao importar o produto pelo arquivo ou selecionando o produto manualmente. No entanto, o usuário pode alterar isso manualmente, se desejar.

Pedidos abaixo do mínimo nas condições podem ser enviados, mas poderão ser rejeitados caso a loja não tenha alcançado o limite diário com o fornecedor.

• Remover itens sem estoque: Ao clicar no botão "Remover itens sem estoque", o sistema automaticamente elimina da cotação todos os produtos que aparecem com o estoque sinalizado em vermelho. Isso evita o risco de enviar produtos que não possam ser faturados devido à falta de estoque no fornecedor, garantindo que apenas itens disponíveis avancem no processo de envio do pedido.

• Exibir Apenas Condições que Não Atingiram o Mínimo: Ao clicar no botão "Não atingiu o Mínimo", o sistema filtra automaticamente e exibe somente as condições que não atingiram o valor mínimo exigido para o pedido. Essa funcionalidade facilita a identificação das condições que estão abaixo do valor mínimo, permitindo ao usuário tomar ações como ajustar para condições com menor valor mínimo ou para aquelas que já atingiram o mínimo necessário. Essa visualização focada ajuda a otimizar o processo de finalização dos pedidos, tornando mais rápido o ajuste das condições pendentes para o atendimento dos requisitos mínimos.

Para enviar os produtos selecionados, clique no botão "Confirmar Envio". O sistema exibirá um pop-up com a mensagem: "Incluir distribuidores que fazem cotação manual por e-mail?". Clicando em "Sim", será possível solicitar a cotação via e-mail para os fornecedores configurados com o tipo de envio "E-mail" na "Rota Padrão de Pedidos". O usuário deve informar o e-mail do fornecedor ao qual deseja enviar a cotação e, em seguida, clicar em "Enviar" para disparar o e-mail de solicitação de cotação.

Após enviar os e-mails, o usuário será direcionado para uma página onde pode acompanhar o processo de resposta da cotação via e-mail. Os seguintes campos são exibidos nessa página: a. Fornecedor: Nome do fornecedor. b. E-mail: E-mail do fornecedor. c. Status: Status de envio e resposta do fornecedor. d. Última Tentativa de Notificação: Última vez que o sistema tentou notificar o fornecedor. e. Data de Criação: Data e horário do envio do e-mail.

Caso o fornecedor informe que não recebeu o e-mail, é possível fazer um novo disparo clicando no botão "Reenviar" ao lado direito do fornecedor.

Se todos os fornecedores responderem, o sistema direcionará o usuário para a tela de cotação com os produtos e preços informados pelos fornecedores. Caso nem todos respondam, mas o usuário não queira esperar, ele pode pular essa etapa clicando no botão "Avançar sem esperar resposta do fornecedor", exibindo apenas a cotação dos fornecedores que responderam.

Estando todos os produtos selecionados, para enviar o pedido, basta clicar no botão "Confirmar Envio", que direcionará para a tela de resumo do pedido. Nessa tela, o usuário poderá verificar todos os fornecedores selecionados, com a quantidade total de itens, valor total dos produtos, condição comercial e valor mínimo do pedido.

Caso haja uma condição selecionada de tabela de negociação interna do sistema, o usuário pode clicar no campo "Negociação" para ser direcionado para a tabela de negociação. Lá, poderá finalizar o pedido, e o sistema o direcionará novamente para o resumo de pedido na cotação para que ele possa finalizar os pedidos.

Para finalizar os pedidos, basta selecionar todos os fornecedores e clicar no botão "Confirmar". Com isso, os pedidos serão enviados para cada fornecedor e poderão ser acompanhados no menu Compras e Negociações > Pedido > Pedido Detalhes.

1. Inicie o Processo: Vá ao menu "Compras e Negociações". Selecione "Pedidos" e clique em "Novo Pedido em Cotação".

2. Selecione a Loja: Na tela de "Pedidos em Cotação", escolha a loja clicando no botão "Pedidos".

3. Importe o Arquivo: Na tela de pedidos, clique no botão "Importar Arquivo", no canto superior direito da tela. Selecione o arquivo de faltas no layout COTAC para importação.

4. Valide os dados importados: Após o processamento do arquivo, o sistema abrirá na tela todas as informações dos pedidos de cotação encontrados no arquivo, por loja. Valide essas informações e avance.

5. Revise a cotação: Após a importação do arquivo e sua validação, o sistema mostrará na tela todas as lojas e respectivos produtos que você está solicitando na cotação. Eles já estarão agrupados por fornecedor e, dentro de cada fornecedor, por condição comercial. Veja a aba "Produtos com Condições". Aqui você encontrará:

   • Para cada linha de produto:
     • EAN do produto
     • Descrição do produto e fabricante
     • Quantidade selecionada
     • Se o campo de quantidade estiver piscando em amarelo, significa que aquela condição para aquele produto exige uma quantidade mínima para ser aceita pelo distribuidor
     • Preço do produto
     • Um emoji (carinha) para alertar o usuário sobre o preço da cotação comparado com compras anteriores da mesma loja
     • PMC (Caso seja medicamento com preço máximo)
     • Valor do desconto
     • Valor de ST
     • Se o campo da ST estiver marcado em amarelo, significa que o distribuidor não enviou a ST na cotação. O valor exibido foi estimado pela Gruppy para que possa ser comparado com outros distribuidores.
     • Valor líquido (Valor final do produto na cotação após todos descontos e impostos)
     • Fornecedor com menor preço encontrado na cotação. Ao lado do nome do fornecedor, uma bolinha mostra o estoque do produto naquele distribuidor. A bolinha verde indica estoque disponível. Bolinha amarela indica estoque baixo. Bolinha vermelha indica que o produto não tem estoque disponível. Bolinha cinza indica que não há informação sobre disponibilidade de estoque naquele fornecedor.

   Nessa tela, só aparece um produto sem disponibilidade de estoque se nenhum distribuidor tiver estoque do produto no momento da cotação. A ideia de exibir o produto dessa forma é chamar a atenção do usuário, de forma que ele não pense que o produto não foi cotado. Além disso, ele pode clicar no EAN do produto para encontrar um similar, caso aplicável.

   • Totalizadores: os totalizadores são linhas nas cores Verde clara, verde escura ou vermelha, que mostram:

     • o total pedido na mesma condição
     • o código ou nome da condição (por exemplo: "FIXA"),
     • o valor mínimo de pedido para aquela condição
     • e, quando aplicável, quanto falta em valor para atingir esse valor mínimo. Quando a cor da linha é verde, o pedido está pronto para envio, tendo atingido o mínimo da condição ou do distribuidor. Se a cor da linha for vermelha, significa que o pedido ainda não atingiu o valor mínimo para ser faturado. O sistema não vai impedir o envio desses pedidos. Simplesmente alerta o usuário.

   • Divisores de bloco de distribuidor: São faixas em azul, com o nome do distribuidor Agrupam todas as condições disponíveis para um mesmo distribuidor Quando o distribuidor tem condições que se somam para o atingimento do valor mínimo de pedido, essa linha mostra o valor total pedido no mesmo distribuidor, de forma que o usuário possa acompanhar o atingimento do mínimo de pedido com todos os pedidos de cada condição somados.

Se precisar mudar o fornecedor, clique no nome do fornecedor atual, na tela de revisão da cotação. O sistema mostrará uma lista com todas as condições disponíveis em todos os distribuidores, organizados do mais barato para o mais caro. Essa tela mostra os seguintes campos:

• Distribuidora

• Condição: o nome e ou código da condição comercial no distribuidor ou no portal de compras da rede.

• "Val. Mínimo": o valor mínimo do pedido para aquela condição

• "Qnt. Mín": A quantidade mínima de pedido para aquela condição

• "Prazo": Prazo de pagamento da condição

• "Cód": Código interno da condição

• "Preço": Preço bruto do produto na condição

• "Desc.": Desconto no produto na condição

• "Repasse": Valor de repasse de ICMS do produto na condição

• "ST": Valor do ICMS por substituição tributária do produto na condição. Se esse campo estiver grifado em amarelo, significa que o valor da ST foi estimado pela Gruppy e não enviado pelo distribuidor.

• "Preço Líq.": Valor final do produto depois de subtraidos descontos e repasses e somados os impostos.

• "Est.": Semáforo de estoque do produto no distribuidor.

  A legenda de estoque usa cores para mostrar:

  • Verde: Estoque alto
  • Amarela: Estoque baixo
  • Vermelha: Sem estoque
  • Cinza: Sem informação de estoque

• "Qnt.": Quantidade do produto atualmente no pedido

• "Preço und.": Valor total do produto no pedido

• "Diferença": A diferença total para o melhor preço encontrado, caso o usuário escolha aquela condição naquele distribuidor.

Botão de escolha da condição: Clicando no mesmo, você muda a opção de condição escolhida. A última coluna pode conter a informação de que aquela opção de pedido está disponível em uma tabela de negociação da rede. Caso você clique no texto, será aberta uma nova guia do navegador com essa tabela. Isso não é necessário nessa etapa do pedido, sendo somente um recurso para revisar a tabela em que o produto está disponível.

As carinhas indicam se o preço da cotação, comparado com o histórico de compras da própria loja, é bom ou não:

• Vermelha: Preço está acima de 10% mais caro que o melhor preço das últimas compras da loja. Por exemplo:

  • Preço da cotação = R$ 12,00
  • Melhor compra dos últimos X dias = R$ 10,00 A diferença é de 20% acima. Portanto a carinha fica vermelha. Nesse caso faz sentido entender se é realmente necessário pedir o produto nesse momento ou se faz sentido pelo menos reduzir a quantidade pedida.

• Verde: Preço pelo menos 10% mais barato que o melhor preço das últimas compras da loja.

  • Preço da cotação = R$ 10,00
  • Melhor compra dos últimos X dias = R$ 20,00 O preço de cotação está 50% abaixo da melhor compra dos últimos X dias. Nesse caso, a carinha verde indica que pode valer a pena aumentar a quantidade pedida do produto.

• Cinza: Preço está entre 10% abaixo do melhor preço do histórico recente da loja ou 10% acima do melhor preço do histórico da loja.

A aba "Produtos Sem Condições" mostra produtos que não tiveram condições encontradas na cotação e, portanto, não podem ser cotados ou enviados no pedido.

Quando tudo estiver correto, clique em "Confirmar Envio". Nessa tela, as linhas em verde identificarão os pedidos que cumprem as regras de valor mínimo de pedido. Em vermelho os pedidos que não cumprem esse mínimo. O sistema não vai impedir o envio de pedidos abaixo do mínimo. O sistema mostrará um resumo dos pedidos com:

• Fornecedores selecionados
• Condições
• Total de itens
• Total do valor do pedido
• Valor mínimo de cada condição

Complete Tabelas de Negociação: Algumas linhas podem ter uma coluna com o botão de "Finalizar na negociação". Clicando nesse botão, o sistema abre a folha de pedido da tabela de negociação para que o usuário finalize o pedido na tabela. Nesse passo, o usuário pode mudar a quantidade pedida e inserir outros itens no pedido da negociação. Ao finalizar, basta clicar no botão verde, no canto superior direito da tela de pedido. Após o envio do pedido na tabela, o sistema retornará à tela de cotação. Repita esse processo para produtos com tabela de negociação. Antes de confirmar o envio de todos os pedidos de cotação, é importante primeiro finalizar os pedidos das tabelas de negociação.

Após enviar os pedidos via tabela de negociação, clique em "Confirmar" para enviar o restante dos pedidos via cotação direta.

Vá para a tela "Pedidos Detalhes" para ver o status dos pedidos e verificar se foram faturados pelos fornecedores.

Na tela inicial da cotação, é possível personalizar o nome de exibição de uma cotação para facilitar o controle interno e a organização dos pedidos. Siga os passos abaixo:

1. Ao clicar em “+Criar” para iniciar uma nova cotação ou em “Importar Arquivo” para carregar um arquivo de produtos no layout desejado, acesse a tela de Pedido e Cotação.
2. Navegue até a aba “Dados Gerais”.
3. No campo “Nome do Pedido”, insira o nome que deseja atribuir à cotação. Esse nome será utilizado para identificar facilmente o pedido.
4. Confirme as alterações.

O nome personalizado da cotação será exibido na aba “Em Digitação”, ajudando o usuário a localizar e identificar rapidamente seu pedido.